Je zorgt ervoor dat:
- de organisatie structuur en overzicht houdt;
- de directie ontzorgd en vooruit kan kijken ;
- processen niet alleen draaien, maar continu verbeteren.
Jij regelt dingen voordat iemand erom hoeft te vragen.
Combinatie van:
- Organisatie & procesbewaking (Officemanager);
- Directieondersteuning (management support);
- Proactief regelen en vooruitdenken.
1. Directie & MT ondersteuning
- Agenda- en prioriteitenbeheer van directie ;
- Voorbereiden van vergaderingen (MT, financieel, projecten);
- Notuleren en uitwerken van overleggen;
- Acties bewaken en opvolgen;
- Mee naar belangrijke besprekingen.
Jij zorgt dat besluiten niet blijven liggen, maar worden uitgevoerd.
2. Structuur & organisatie
- Vergaderstructuur bewaken en verbeteren;
- Overzichten maken (actielijsten, MT-stukken, rapportages);
- Directie en team aanspreken op opvolging van acties;
- Processen signaleren en optimaliseren.
Jij houdt het bedrijf scherp en in beweging.
3. Marketing & communicatie
- Social media coördineren (of aansturen extern);
- Bestellen en organiseren van marketingmiddelen (zoals spandoeken);
- Kwartaal nieuwsbrief opstellen (intern + extern);
- Interne communicatie verbeteren.
4. HR & interne organisatie
- Medewerkershandboek bijhouden en updaten;
- Projecten oppakken zoals:
– nieuwe werkkleding leveranciers
– interne verbetertrajecten - Ondersteunen bij personele zaken (structuur, geen administratie).
5. Projectmatige ondersteuning
- Coördineren van interne projecten;
- Bewaken van planning en voortgang;
- Schakelen tussen verschillende afdelingen.
Samenvattend:
Dit is geen traditionele secretaresserol en ook geen puur facilitaire functie. Dit is iemand die het bedrijf helpt professionaliseren, structureren en versnellen en tegelijkertijd de directie maximaal ontzorgt!
